Passo a passo de como cancelar nota fiscal eletrônica
Ao receber um produto, você executa todos os procedimentos de registro e emissão de nota fiscal, mas depois percebe que confundiu o nome do produto ou de seu fornecedor, por exemplo. Dessa forma, você vai precisar saber como cancelar nota fiscal eletrônica. E para isso, você deve:
1. Buscar a opção de cancelar nota fiscal dentro do software emissor e solicitar o cancelamento. O sistema irá enviar um arquivo para o sistema da Receita Federal avisando que houve um erro.
2. Aguarde a análise e validação desse processo. A Receita irá enviar de volta uma mensagem avisando que seu arquivo foi cancelado.
3. Se quiser, consulte o status do cancelamento no Portal Nacional da NF-e.
Perdi o prazo de 24 horas. E agora?
Até 31 dias após a emissão, ainda é possível cancelar sua nota fiscal, converse com seu contador para saber como proceder. Porém, deixar passar o prazo de 24 horas para fazer isso poderá resultar em uma multa para a sua empresa. Essa multa, de 1,5% sobre o valor total da operação indicada no documento fiscal, será emitida pela Receita Federal e o valor aumenta por cada nota fiscal emitida com erros. Ainda assim, a principal orientação é ficar atento ao prazo, assim evitará qualquer prejuízo ou gastos desnecessários.
Denúncia espontânea por perda de prazo. Como funciona?
Para realizar a denúncia espontânea por perda de prazo de cancelamento da NF-e, o contribuinte deve formalizar processo em uma das Agências da Receita Estadual. Devem ser informados no requerimento os motivos do cancelamento que está sendo feito fora do prazo. Não há modelo padrão para a produção do requerimento, que deve ser assinado pelo representante da empresa e vir acompanhado do comprovante de pagamento do documento administrativo, de acordo com o cálculo citado.
Autorizado o cancelamento, o setor fará contato com a denunciante comunicando da reabertura do prazo de cancelamento, que será efetuado pela própria empresa em seu sistema emissor de notas.
E se minha mercadoria estiver circulando?
O ideal é evitar que essa situação aconteça, mas se ocorrer você não deve mais mexer na nota fiscal com erro dentro do sistema emissor. Neste caso, não será possível fazer o cancelamento da nota fiscal, o que irá acontecer é uma anulação e somente em dois casos: se o destinatário emitir uma nota de devolução ou se o remetente emitir uma nota fiscal de entrada.
Nota de estorno, quando usar?
Após o prazo de 24 horas de cancelamento e a nota não foi cancelada como proceder?
Quando ocorrer essa situação e desde que a mercadoria não tenha efetivamente circulado, ou seja, para os efeitos legais não houver o fato gerador do imposto, é possível emitir uma NF-e de estorno para sanar os seguintes problemas gerados:
- Pagamento dos Impostos: Como a nota não foi cancelada sua empresa vai ter que contabiliza-la para pagamento do imposto no mês de apuração. É necessário compensar esse imposto pago a maior.
- Estoque de mercadorias: Mesmo a mercadoria não tendo saído de seu estabelecimento, para o fisco ela saiu pois a NF-e foi autorizada. É necessário oficialmente, retornar essas mercadorias ao estoque.
A solução recomendada pela própria Sefaz é emitir uma NF-e de estorno que vai compensar o imposto pago e retornar as mercadorias ao estoque.
Veja a seguir como criar a NF-e de estorno:
- Criar uma nova NF-e.
2. No campo Finalidade de emissão da NF-e (campo FinNFe) preencher com “3 – NF-e de ajuste”;
3. No campo descrição da Natureza da Operação (campo natOp) preencher com “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
4. Referenciar a chave de acesso da NF-e que está sendo estornada (campo refNFe);
5. Lançar os dados de produtos/serviços e valores equivalentes aos da NF-e estornada;
6. Códigos de CFOP inversos aos constantes na NF-e estornada; Por exemplo se foi uma venda no estado, usar CFOP de uma entrada de dentro do estado (operação inversa).
7. Informar a justificativa do estorno nas Informações Adicionais de Interesse do Fisco (campo infAdFisco).”
Também deverá lavrar um Termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, explicando o ocorrido, e anexar uma declaração do destinatário de que não recebeu a mercadoria constante nessa NF-e.